SEMNĂTURA ELECTRONICĂ
În contextul pandemiei de Covid-19, mare parte din instituțiile și autoritățile publice și-au simplificat procedurile, comunicările făcându-se, în cele mai multe situații, electronic. A devenit, astfel, necesară semnătura electronică aplicată pe documentele/cererile transmise. Evident că aceasta și în relațiile cu partenerii contractuali din mediul privat.
În România, semnătura electronică este reglementată prin Legea nr. 455/2001 și definită ca reprezentând date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare.
Semnătură electronică extinsă reprezintă acea semnătură electronică care îndeplinește cumulativ următoarele condiții:
a) este legată în mod unic de semnatar;
b) asigură identificarea semnatarului;
c) este creată prin mijloace controlate, exclusiv, de semnatar;
d) este legată de datele în formă electronică, la care se raportează, în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă;
Înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat, la momentul respectiv, și generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice, este asimilat, în ceea ce privește condițiile și efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată.
Înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică, recunoscută de către cel căruia i se opune, are același efect ca actul autentic între cei care l-au subscris și între cei care le reprezintă drepturile.
În cazurile în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiție de probă sau de validitate a unui act juridic, un înscris în formă electronică îndeplinește această cerință, dacă i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat și generată prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii.
Semnătura electronică validă oferă cititorului un motiv puternic de confirmare a faptului că mesajul sau documentul digital este creat de către persoana care l-a semnat, iar conținutul mesajului sau documentului digital nu a fost modificat de la data emiterii acestuia.
Cât privește persoana care poate semna electronic documente (semnatarul), Legea nr. 455/2001 o definește ca fiind o persoană care deține un dispozitiv de creare a semnăturii electronice și care acționează, fie în nume propriu, fie ca reprezentant al unui terț.
Atunci când semnatarul acționează în calitate de reprezentant, acesta va fi reprezentantul legal care, în cazul unei societăți, este administratorul, dacă dreptul de reprezentare i-a fost dat prin actul constitutiv, de către asociați/acționari.
Principalul avantaj al utilizării unei semnături electronice este simplificarea unor proceduri operaționale și are aceeași valoare legală ca și semnătura clasică.
Domeniile de aplicabilitate ale semnăturii electronice extinse sunt următoarele:
- Depunerea declarațiilor on-line la ANAF;
- Semnarea facturilor (Conform Cod Fiscal);
- Semnarea documentelor trimise către O.N.R.C.;
- Raportările către CNVM - obligatoriu pentru toate entitățile reglementate și supravegheate de CNVM;
- Raportările către Casele de Sănătate (CNAS, CASMB, OPSNAJ, CASMT);
- Semnarea documentelor către alte instituții ale statului (ITM, SEAP, CSA-CEDAM, BVB, MYSMIS, AFM, etc.);
- Autentificarea în sisteme informatice private sau pe domeniul societății;
- Bănci;
- Monitorul Oficial;
- Departamentele (de HR, de vânzări etc.) ale companiilor.
Practic, semnătura electronică poate fi folosită pe toate tipurile de documente folosite în relația cu instituțiile statului, cu partenerii și colaboratorii pe care îi are fiecare.
Dintre beneficiile concrete ale acestei metode, enumerăm:
- transmiterea rapidă a documentelor necesare desfășurării unor proceduri;
- reducerea costurilor generate de folosirea hârtiei;
- păstrarea semnăturii într-o formă nealterată (dacă semnătura fizică se poate șterge sau modifica relativ ușor, cea electronică este mult mai sigură, din acest punct de vedere);
- confidențialitatea informațiilor transmise, care ajung direct la destinatar, fără să treacă prin mâna unor terți;
- eficientizarea tuturor procedurilor de business.
Avocat Asociat Cristian Doruș